コラム

登録支援機関とは?特定技能外国人を受け入れる際の必要知識を解説

特定技能外国人を受け入れる際、必要な条件や支援義務をご存知でしょうか?
登録支援機関とは聞いたことがありますか?
近年、注目されている特定技能外国人ですが、彼らを受け入れるためには支援計画の作成と実施を行う義務があります。登録支援機関とはこの支援を委託することができる組織のことを指します。
登録支援機関に委託し、正しい支援を行うことで、人材不足を解消できるだけでなく、受け入れた特定技能外国人への教育や通常の業務に専念することができるようになります。

受入れ機関とは

受入れ機関(特定技能所属機関)とは、特定技能制度において、外国人を受け入れる企業のことを表します。受入れ機関は、特定技能外国人に対して「支援計画」を作成し、報酬や日常生活など、様々な場面における支援をする義務があります。特定技能外国人が活動を安心して、円滑に行えるよう、義務づけられた支援内容を網羅した計画を作成し、実行する必要があります。

(参考)「特定技能外国人受け入れる際のポイント」| 出入国在留管理庁

特定技能について詳しく知りたい方はこちら

受入れ機関が外国人を受け入れるための条件

受入れ機関が外国人を受け入れるためには4つの基準を満たす必要があります。外国人に対して、適切な支援を届けるために、基準を満たす機関が、受入れ機関として認められます。

  1. 外国人と結ぶ雇用契約が適切である
  2. 機関自体が適切である
  3. 外国人を支援する体制がある
  4. 外国人を支援する計画が適切である

(参考)「特定技能外国人受け入れる際のポイント」|出入国在留管理庁

受入れ機関の義務

受入れ機関には、4つの受け入れ基準を満たす他にも、以下の3つの義務があります。

  1. 確実に外国人との雇用契約を履行する
  2. 外国人に対する支援を適切に実施する
    ※登録支援機関に支援を委託することが可能。全て委託した場合は、1と3も満たすこととなる。
  3. 出入国在留管理庁への各種届出を提出する

(参考)「特定技能外国人受け入れる際のポイント」|出入国在留管理庁

受入れ機関は支援計画の実施の全部や一部を登録支援機関に委託ができます。

登録支援機関とは

登録支援機関は、受入れ企業からの委託を受け、特定技能1号外国人に対して、支援計画の作成と実施を行う機関です。

特定技能1号と特定技能2号の違い

「特定技能」の在留資格は、1号と2号という2つの種類があります。
受入れ機関や登録支援機関は特定技能1号に対して支援する必要があり、特定技能2号を保有している外国人に対しての支援計画は必要ありません。

原則として、特定技能1号を取得することが必要となり、特定技能2号に変更するためには、高いレベルの技能試験に合格する必要があります。
したがって、特定技能2号を持つ外国人は高い水準の知識や技能を持っています。

特定技能1号特定技能2号
日本語能力試験日本語能力試験 N4以上不要
技術水準試験相当程度の知識と経験熟練
支援計画必須不要
対象業種全12業種全11業種(介護以外は1号同様)
在留期限5年制限なし
家族帯同不可可能

登録支援機関の関係図

特定技能の外国人、登録支援機関、受入れ機関の関係は以下の通りです。
受入れ機関に課される支援義務は専門的な内容もあり、自社ですべてを網羅することは難しいです。
支援計画の作成と実施を内製化することが厳しい場合、登録支援機関に委託し、支援を代行してもらうこととなります。

(引用)「登録支援機関について」|外務省

特定技能外国人に対して行う支援

特定技能外国人に対して行う支援には、「義務的支援」と「任意的支援」の2種類が存在します。
義務的支援はその全てを必ず行わなければなりません。また、支援計画には全ての義務的支援の記載が求められます。任意的支援は任意で実施する支援です。しかし、任意的支援を支援計画に記載した場合、支援義務が生じます。
下記10種類の支援義務があり、義務的支援しかない場合や、任意的支援も存在する場合があります。

事前ガイダンスの実施

特定技能1号の外国人が従事する業務の内容や労働条件の詳細や、日本で行う活動の範囲などについての記載が必要です。

義務的支援

事前ガイダンスで必ず情報提供しなければならない情報の詳細を記載しなければいけません。。
特定技能1号外国人の支援費用や母国の送り出し機関に対する支払いがある場合はその詳細などを記載します。

任意的支援

事前ガイダンスで情報提供することが考えられることを説明します
入国時の日本の気候や服装、母国から持参するべき物やあった方がよい物、持参してはならない物などです。また、入国後、必要となるであろう費用や用途を伝えたり、特定技能所属機関等から支給されるものについても説明するとよいでしょう。

出入国送迎の支援

出入国時の送迎支援は、失踪を防ぐためにも、必要となります。

義務的支援

海外から入国する際は、1号特定技能外国人が到着する港、または飛行場と特定技能所属機関事業所の間を送迎することが求められます。入国してから、まず特定技能外国人の住居へ行く場合は、当該外国人の住居まで送迎します。

出国する際にも、1号特定技能外国人が出国する港、または飛行場まで送迎する必要があります。さらに、出国時の送迎では、単純に港や飛行場へ送り届けるだけではなく、保安検査場まで同行し、入場するところを見届けることも義務付けられています。

住宅確保や生活に必要な契約のサポート

国外から入国してくる特定技能外国人に対し必要な支援となります。したがって、国内に在留していて、引っ越す必要がない人に対しては支援が不要です。

義務的支援

不動産業者は、物件の情報提供はもちろん、必要であれば、外国人に同行して住居探しをサポートします。適切な連帯保証人がいない場合については、連帯保証人になったり、受入れ機関が緊急連絡先となる場合もあります。

任意的支援

特定技能雇用契約の解除後に、必要に応じて住居確保の支援を行うことが望まれています。
受入れた特定技能外国人が日常生活を安定して過ごせるように配慮して、支援しましょう。

生活オリエンテーションの実施

生活オリエンテーションでは、円滑に社会生活を過ごせるように、日本のルールやマナー、公共機関の利用方法などを説明します。

義務的支援
金融機関や医療機関、交通ルールや公共交通機関の利用方法、生活必需品の購入などについて説明が必要です。
オリエンテーションの実施に関しては、対象の特定技能外国人が十分に理解できる言語で、8時間以上を目安とした実施が求められます。

公的手続きなどへの同行

日本語力や日本のルールを理解できていないなどの問題により、特定技能外国人本人での公的手続きが不可能な場合などに支援します。

義務的支援
住居地や社会保障、税金などの手続きへ同行し、書類作成の補助などを行います。

日本語学習機会の提供を支援

日本語教室等の入学案内や、日本語教材の情報を提供するなど、日本で働き、生活するために必要な日本語学習をサポートします。

義務的支援
日本語教室や日本語学校の情報提供、オンライン日本語講座や日本語教材の情報を提供し、利用契約の締結や入学手続きをサポートします。

任意的支援
支援者による日本語の指導や日本語能力試験の受験などを支援します。
日本語能力試験などの資格を取得した外国人へ優遇措置を作ったり、受講料の補助などの経済的支援を行うことが挙げられます。

相談・苦情対応

職場や生活の中での相談や苦情に対応します。
対象である特定技能外国人が理解できる言語での対応が必要となります。
また、個人情報の保護に努めることも重要な義務となります。

義務的支援
外国人から相談や苦情を受けた際に、適切な指導や助言を行います。
必要に応じて、関係行政機関へ案内し、同行や手続きのサポートを行うこともあります。
また、対象者の理解できる言語での対応や、個人情報の保護が必要です。

任意的支援
特定技能1号外国人が勤務中や通勤時に怪我や病気、死亡した際に、対象者の家族に対して労災保険制度
の周知や手続きのサポートを行うなどの支援があります。
また、相談窓口の一覧表を作成し、事前に渡しておくなどの対応ができます。

日本人との交流促進

地域のお祭りなどの行事の案内や参加の補助、自治会の地域住民との交流の場の案内が必要です。

義務的支援
1号特定技能外国人と日本人との交流促進は、必要に応じて、地方公共団体やボランティア団体等が主催する地域住民との交流の場に関する情報提供や自治会の案内、各行事への参加手続きのサポートなどを行います。
また、必要に応じて、対象となる外国人に同行し、各行事の注意事項や実施方法を説明するなどの補助も必要です。

任意的支援
1号特定技能外国人が各行事への参加を希望する場合、業務に影響を及ぼさないよう、有給休暇の付与や勤務時間について配慮することが求められます。

転職支援(受入れ側の都合で雇用契約を解除した場合)

受入れ側の都合で、雇用契約を解除する場合の転職先を探すサポートや、推薦状の作成、求職活動を行うための有給休暇付与などの支援が必要です。

義務的支援
受入れ機関の倒産など、企業の事情によって特定技能雇用契約が解除される場合に、次の受入れ機関を探す補助が求められます。

定期的面談・行政機関への通報

支援責任者等が外国人やその上司と定期的に面談し、労働基準法違反等があれば通報する必要があります。

義務的支援
3か月に1回以上、特定技能1号外国人とその上司と定期的な面談を行わなければいけません。生活オリエンテーションの内容や、働いている環境を確認します。それを踏まえて、もし労働関係法令に違反していると考えられる場合は、関係行政機関へ通報します。
また、資格外活動や、在留カードの取り上げ等の問題が発覚した場合は、出入国管理局へ通報が必要です。

任意的支援
問題が発生した時に、特定技能外国人自らが通報できるように、行政などの関係当局の窓口を一覧にまとめ、あらかじめ提供しておくという支援が望ましいといえます。

登録支援機関への委託について

受入れ機関はこれらの支援計画の作成と実施を行う必要がありますが、これらの一部または、全てを登録支援機関に委託することが可能です。
支援を全て委託しなければならない場合と、自社で行うか委託するかを選択できる場合があります。

すべての委託が必要な場合

直近2年間に外国人労働者の受け入れ実績がない場合や、生活相談に従事した役員や職員がいない場合は、すべて登録支援機関に委託する必要があります。

受入れ機関には前述した「義務的支援」を全て実施できる体制が必要です。
したがって、初めて外国人労働者を受け入れる企業は、登録支援機関への支援委託が必須となります。

外国人の母国語での支援など、義務的支援は難易度が高く、その業務に対応できる社内環境を整えられる企業は、現実的に少ないのではないかと思います。

委託するか選択できる場合

支援計画の作成と実施体制の整備などの条件をクリアできる場合は、自社で行う選択も可能となります。
以下の条件が整っている企業は、委託するか、自社で行うかを選択することができます。

  • 支援計画の作成と実施体制の整備などの条件をクリアできる場合は、自社で行う選択も可能となります。
  • 以下の条件が整っている企業は、委託するか、自社で行うかを選択することができます。

これらの条件をクリアできる場合でも、費用対効果を考慮して、全てを登録支援機関に委託することも可能ですし、社内で人手が不足している部分のみ委託するということも可能です。

ただし、一部を委託する場合は、支援計画の中で委託した範囲を明確に把握し、自社での支援実施の漏れがでないように注意しましょう。

支援の完全内製化が可能な場合

支援計画の実施を内製化するためには、まず、過去2年間での外国人労働者の受け入れ実績が必要です。その上で、支援の内製化については、以下の課題があります。

  • 準備に時間がかかる。
  • 受け入れる外国人の母国語での対応ができる人を用意しなければならない。
  • 義務的支援の場合、法令に準拠して実施しなければならないため、法令違反リスクがある。

上記の課題があることから、外国人労働者の受入れに対する実績や人的資源が少ない企業で完全に内製化することは難しいと考えられます。
すでに外国人の受け入れ実績があり、確実に支援を継続できる準備がある企業以外は、登録支援機関に委託することをおすすめします。

登録支援機関へ委託するメリット

登録支援機関に委託するメリットは3つ挙げられます。

  1. 業務を教えることに専念できる。
  2. 支援にかかる時間を短縮することで、社員の業務負担を軽減できる。
  3. 職場関係者以外の人に支援を委託することで、悩みを相談しやすくなり、社内トラブル防止に繋がる。

支援計画の作成と実施にかかる時間を短縮することで、外国人と日本人、双方の業務に割ける時間が増え、業務効率や成果の向上に繋げられます。
また、第三者である登録支援機関を挟むことで、外国人が悩みを相談しやすくなり、より良い支援を実現できるというメリットがあります。

登録支援機関の選び方と注意点

登録支援機関を選ぶ際は以下の4つのポイントを意識して、選ぶことがおすすめです。

  1. 委託費用が適正かどうか
  2. 所在地が離れすぎていないかどうか
  3. 受け入れる外国人の母国語に対応しているかどうか
  4. 支援業務をサービス化しちえるかどうか

委託に必要な費用

費用は登録支援機関によって大幅に差があります。1人あたり25,000円とする登録支援機関もあれば、1人あたり50,000円とする機関もあります。
そのため、複数の機関に見積を依頼し、適正な費用を判断するのが良いと考えられます。
安ければいいというわけではなく、コンプライアンスや法令を厳守しているかどうかを第一に適正な金額を判断することが重要です。

所在地と勤務地の距離

あまりにも離れた地域にある登録支援機関へ委託してしまうと、迅速な支援が困難になる可能性があります。可能であれば、同じ区内や市内、都道府県内の登録支援機関へ委託することが望ましいといえます。

登録支援機関の対応可能言語

登録支援機関には、それぞれに対応可能言語があります。特定技能1号外国人への支援では、外国人の母国語や、本人が理解できる言語での支援実施が義務付けられています。
そのため、必ず委託する前に、自社で雇用する外国人の言語に対応している登録支援機関かどうかを確認しておくようにしましょう。

支援業務をサービス化しているかどうか

登録支援機関の中には、支援計画の作成、実施をきちんと行っている機関と、そうではない機関があります。登録支援機関として登録はしているが、実際はサービス化されていない場合も多くあります。
そのため、登録だけしている名前ばかりの登録支援機関ではなく、実際に稼働していて、サービスメニュー化されている登録支援機関を選ぶようにしましょう。

登録支援機関に登録されるためには

登録支援機関が登録を受けるためには以下の2つの基準を満たす必要があります。

  1. 機関自体が適切(例:5年以内に出入国・労働法令違反がない)
  2. 外国人を支援する体制あり(例:外国人が理解できる言語で支援できる)

登録支援機関の義務

登録支援機関の登録を受けたら、以下の2つの義務を果たすことが求められます。
これらを怠ると、登録を取り消されることがあるので、注意しましょう。

  1. 外国人への支援を適切に実施
  2. 出入国在留管理庁への各種届出

登録拒否事由

登録支援機関の登録を受けようとする際に、以下13種類の拒否事由のいずれかに該当する場合、登録を拒否されます。
反対に、下記の登録拒否事由に該当しない場合は、法人だけでなく、個人でも登録が認められます。

  1. 関係法律による刑罰に処せられ,その執行の終わりや執行を受けることがなくなった日から5年経過していない
  2. 支援者の心身の故障により適正に支援できない、または、破産手続により復権を得ていない方
  3. 登録を取り消されてから5年経過していない
  4. 登録申請日の前5年以内に出入国や労働に関する法令に関して、不正行為をした
  5. 暴力団員や暴力団排除の観点で定められた拒否事由に該当する
  6. 技能実習制度において実習実施者だった場合などにおいて、過去1年間に自らの責めに帰すべき事由で、行方不明者を発生させた
  7. 支援責任者や支援担当者が選任されていない(支援責任者と支援担当者との兼任は可)
  8. 次のいずれにも該当しない場合
    ①過去2年間に中長期在留者の受入れや管理を適正に行った実績がある
    ② 過去2年間に報酬を得る目的で在留外国人に関する各種相談業務に従事した経験がある
    ③支援責任者や支援担当者が過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談に関する業務経験がある
    ④①~③と同程度に支援業務を実施することができる
  9. 外国人が十分に理解できる言語によって、情報提供や相談の支援を実施できる体制を有さない
  10. 支援業務の実施状況に関する文書を作成し、雇用契約終了日から1年以上保管していない
  11. 支援責任者や支援担当者が一定の前科があるなどの欠格的な事由に該当する
  12. 支援に要する費用を、外国人から直接、または間接的に負担させている
  13. 支援委託契約を締結する際、受入れ機関に支援に必要な費用額と内訳を示さない

(引用)「登録支援機関の登録拒否事由」|出入国管理局

登録申請の方法

登録支援機関の申請は出入国管理局で受け付けています。
申請に必要な書類や、申請先は下記となります。

申請書PDF版はこちら
word版はこちら
立証資料
提出書類一覧はこちら
・登記事項証明書
・住民票の写し
・定款又は寄附行為の写し
・役員の住民票の写し
・特定技能所属機関の役員に関する誓約書
・登録支援機関概要書
・登録支援機関誓約書
・支援責任者の就任承諾書および誓約書の写し
・支援責任者の履歴書
・支援担当者の就任承諾書および誓約書の写し
・支援担当者の履歴書
手数料納付書指定様式に、申請手数料(28,400円分)の収入印紙を貼付
PDF版はこちら
返信用封筒角形2号封筒に宛先を記載し、
440円分の切手を貼ったもの
申請方法持参 or 郵送
提出先地方出入国在留管理局、または同支局
申請先一覧はこちら
申請にかかる期間約2か月
審査結果の通知①登録拒否事由に該当しない
登録支援機関登録簿に登載し、
 登録支援機関登録通知書が交付されます。
 登録の有効期間は5年間となります。
 有効期間の更新を希望する場合は、
 登録更新を申請しなければなりません。
登録更新申請はこちら
②登録拒否事由に該当する
 登録拒否通知書が交付されます。

(参考)登録支援機関の登録申請|出入国在留管理庁

まとめ|登録支援機関は特定技能1号外国人への支援機関

登録支援機関は、特定技能1号の外国人を受け入れる際に必要な支援計画の作成や実施を代行する委託機関です。
特定技能1号の外国人を受け入れるには、義務的支援や任意的支援があり、多くの企業では必要な支援を完全に内製化することは難しいといえます。
約10種類の義務的支援を網羅し、適切に支援を実施するためにも、特定技能外国人を受け入れる際には、登録支援機関への業務委託が有効です。

また、登録支援機関の認定をうける際には、様々な拒否事由があるため、これらを網羅し、手続きに必要な書類を準備の上で、出入国管理局へ登録を申請します。

YOLO総研 編集部 リコピン

この記事を書いた人

YOLO総研 編集部 リコピン

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