コラム

【コツ4選】外国人労働者に分かりやすく仕事内容を伝える方法

近年、日本では外国人労働者の数が増加しています。しかし、言葉や文化の違いから、仕事内容を正しく理解できないという問題があります。企業側が外国人労働者に対して十分なサポートを行うことで、コミュニケーションの問題を解消し、円滑な職場環境を実現することができます。本記事では、外国人労働者にうまく仕事内容を伝えるコツを紹介します。

コツ1】シンプルな表現を使う

シンプルな表現とは、分かりやすく簡潔な言葉や表現を使って、情報を伝えることです。シンプルな表現は、誰でも理解しやすく、読み手や聞き手の認知負荷を軽減し、伝えたい情報を効果的に伝えることができます。

シンプルであるべき理由

シンプルな表現を使うことで、相手に理解しやすく、効果的に情報を伝えることができるようになります。以下の表は、語数とカバー率について示したものです。カバー率は、使用頻度の順位で上位n番目までの語彙が一般的なコミュニケーションにおける語の何%であるかを示しています。英語、フランス語、スペイン語のカバー率は1〜1000語で、約80%となっています。

しかし、日本語の上位1000語のカバー率は、60%であることが分かります。さらに、上位3000語を知っている場合でも、英 語、フランス語、スペイン語ではカバー率が90%、あるいはそれ以上であるにもかかわらず、 日本語のカバー率は82%に届きません。日本語でカバー 率を90%にするには、10000語が必要だと言われています。
ことから、日本はカバー率の低い言語であり、多くの単語を知っていても文章を完全に理解することは難しいことであることが分かります。シンプルな表現を用いて、ビジネスシーンにおける誤解をなくしていきましょう。

参照元:国立国語研究所「語彙の研究と教育(上)」

特殊な日本

特殊な日本語

敬語
日本語は、相手に対する敬意や社会的な地位に応じて、異なる敬語を使います。外国人労働者にとっては、敬語の種類や使い方が複雑で、うまく使いこなすことが難しい場合があります。以下に、ビジネスで使う代表的な敬語を紹介します。

尊敬語:取引先の上司に対して:「ご確認いただけますか?」 
謙譲語:社内での報告:「担当部署の方々にはご協力いただきました。」
丁寧語:取引先に対して:「この度はご契約いただき、誠にありがとうございます。」

言葉の多義性
日本語には、同じ言葉でも複数の意味がある場合があります。特に、漢字を多用する日本語では、同じ漢字でも読み方や意味が異なることがよくあります。これが外国人労働者には混乱を招くことがあります。

方言
日本には多数の方言があります。方言は、地域や世代によって異なるため、日本語を学ぶ外国人労働者にとっては、方言を理解することが非常に難しい場合があります。

文字の種類
日本語は、漢字・ひらがな・カタカナの3種類の文字を併用します。これらの文字の違いや使い方を理解することが、外国人労働者にとっては難しい場合があります。

文化的な背景
日本語は、日本文化に深く根ざしているため、文化的な背景を理解しないと、日本語を完全に理解することが難しい場合があります。例えば、飲食業や建築業で必要とされる「和」や「美」といった日本独自の文化的概念は、外国人労働者にとっては把握しづらい場合があります。

コツ2】スローで明確な話し方を心がける

スローな話し方をするためには、ゆっくりと話すことが重要です。口頭で伝える情報の量を減らし、一度に伝える情報をシンプルにすることも役立ちます。また、相手が理解しやすいように、用語や専門用語を適宜説明することも大切です。

ゆっくり伝えることが効果的な理由

ゆっくり話すことが効果的な理由は、以下の通りです。

  1. 落ち着きが生まれる
    ゆっくり話すことで、自分自身にも落ち着きが生まれます。ゆっくり話すことで、焦りや緊張が和らぎ、自信を持って伝えることができます。また、相手にも落ち着きが生まれ、相手が気持ちよく聞くことができるようになります。
  2. 伝える効果が高くなる
    ゆっくり話すことで、情報をより効果的に伝えることができます。情報をゆっくりと伝えることで、相手は情報を十分に聞き取ることができ、重要なポイントを逃さずに理解することができます。また、ゆっくり話すことで、情報の強調や伝えたい感情をより効果的に伝えることができます。

明確な話し方とは

明確な話し方とは、相手に伝えたい情報を明確かつ正確に伝えることです。明確な話し方は、相手が情報を理解しやすく、誤解を招きにくい表現をすることができます。

外国人が理解しにくい日本語

理解しにくい日本語

「すみません」
「すみません」は、多様な意味を持つ表現です。例えば、人を呼び止める時に使う場合もあれば、謝罪の意味で使う場合もあります。外国人労働者にとっては、どちらの意味なのか理解しにくい場合があります。

「結構です」
「結構です」も、肯定的な意味と否定的な意味があるため、外国人労働者にとっては理解しにくい表現です。例えば、食事の注文時に「結構です」と言うと、注文をキャンセルする意味になります。このような表現に遭遇すると、外国人は混乱してしまうことがあります。

これらの表現は、日本語を母国語としない外国人労働者にとっては難解な場合があります。また、日本語には、異なる文脈で同じ言葉が使われる場合があるため、文脈を読み取ることが求められることもあります。

コツ3】身振り手振りをつかう

外国人とコミュニケーションをとろう


身振り手振りを使って伝えることは、言葉だけで伝えるよりも効果的な場合があります。身振り手振りを使うことで、相手に伝えたいことをより具体的かつ生き生きとした形で伝えることができます

ボディランゲージの重要性

ボディランゲージとは、言葉以外の身体の動きや表情などを含めたコミュニケーションのことです。ボディランゲージの重要性は、以下のような点があります。

  1. 相手の感情を読み取れる
    ボディランゲージは、相手の感情や意図を読み取る手がかりになります。たとえば、相手の表情やポーズ、目の動きなどを観察することで、相手がどのような感情を抱いているのかを推測することができます。相手の感情を読み取ることで、より効果的なコミュニケーションができます。
  1. 自分の気持ちを伝えやすい
    ボディランゲージは、言葉だけでは伝えきれない自分の気持ちを表現することができます。たとえば、手の動きや表情、姿勢などを変えることで、相手に自分の気持ちをより伝えることができます。自分の気持ちを相手に理解してもらうことは、ビジネスを円滑に行うためにも重要です。

外国人材に対しては、身振り手振りを使うことで、より伝わりやすくなります。言葉だけでなく、ジェスチャーやマイムなど、視覚的な手段を使って伝えることで、コミュニケーションの精度が上がります。

ボディランゲージをする際に意識すること

  1. 目を合わせて行う
    相手の目を見ながら身振り手振りをすることで、相手に自信や親近感を与えることができます。また、相手が話しているときに頷いたり、手で合図を送ることで、相手の話を受け入れる姿勢を示すことができます。
  2. 言葉と身振り手振りを組み合わせる
    身振り手振りだけではなく、言葉と身振り手振りを組み合わせることで、より効果的に伝えることができます。例えば、手で「これは」と示しながら、「とても重要なポイントです」と言うことで、相手に重要性を強調することができます。

コツ4】言葉で伝わらない時はビジュアルで示す

ビジュアルを使って伝えることは、文章だけで伝えるよりも効果的で、視覚的な情報を伝えることができます。さらに、ビジュアルを使って伝えることで、相手はより簡単に理解できるようになり、より深く覚えることができます。

視覚的な情報を使って効果的に伝える方法

  1. イラストやグラフィックスを使う

イラストやグラフィックスを使うことで、難しい概念や複雑なデータを視覚的に理解しやすくすることができます。例えば、プロダクトの機能やサービスのフローをイラストで説明することができます。また、グラフィックスを使って、比較や傾向などを視覚的に表現することもできます。

  1. スライドショーを使う

スライドショーを使うことで、情報を整理し、視覚的な支援をすることができます。スライドショーは、テキスト、画像、グラフィックス、動画などを組み合わせることができ、情報をより視覚的に説明することができます。

  1. ビデオを使う

ビデオを使うことで、情報をよりダイナミックに伝えることができます。ビデオには、演説、トレーニング、製品デモ、カスタマーケアなどの目的があります。ビデオは、語り手として視聴者に伝えることができるため、言葉だけで伝えるよりも、より生き生きとした情報を伝えることができます。

コツをつかんでグローバルな職場環境を目指そう

外国人労働者とのコミュニケーションで仕事内容を伝えるためには、相手の文化や言語背景を理解し適切な対応を取ることがコツです。企業側で外国人労働者のサポートをすることで、職場環境を改善し、生産性向上につながることが期待されます。

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