コラム

外国人は雇用理由書を作成した方がいい?書き方を伝授!

雇用理由書とは

雇用理由書とは、企業が新たに従業員を雇用する際に、その採用の理由を明示的に記述した文書のことです。特定の候補者を選んだ理由、その候補者が持っている特定のスキル経験、どのようにしてその候補者が企業のニーズを満たすことができるのか、などが書かれています。また、人事部門が後々まで採用の決定がなぜなされたかを追跡するための記録としても利用されます。ただし、雇用理由書の使用は企業や地域により異なり、必ずしもすべての雇用過程で必要とされるわけではありません。

雇用理由書作成が必要な理由

ビザ申請の補助

雇用理由書は、外国人労働者が就労ビザを申請する際の重要な文書となります。この文書は、申請者がその職位に適していること、そして企業がその外国人労働者を採用する理由を証明するために用いられます。

外国人労働者と企業間の調整

雇用理由書は、採用される外国人労働者に対して企業が何を期待しているかを明確に示すためのツールでもあります。労働者には、自分が何をするべきで、どのようなスキルが求められているのかが明確に示されるため、役割の理解を深めることができます。

労働者と企業の期待の調整

雇用理由書の必要事項

雇用理由書を書く際には、明確かつ具体的な情報を提供し、読み手が理解しやすいようにすることが重要です。以下に、雇用理由書を書く際のコツと必要事項についていくつかご紹介します。

適正の証明

候補者が該当の職位に適している理由を具体的に説明してください。候補者のスキル経験教育資格など、その職位に適していることを示す要素を強調してください。

雇用の期間と条件

雇用の期間(開始日と終了日または契約期間)と、雇用条件(給与、労働時間、休日等)を明確に記載してください。

ビジネスニーズの説明

候補者を採用することで企業がどのように利益を得るのか、またはどのようにビジネスのニーズを満たすのかを説明してください。

公正な採用プロセスの証明

 採用プロセスが公平であったことを証明するために、他の候補者との比較、面接の詳細、選考基準などを含めることも考慮してください。

公正な採用プロセス

就労ビザ申請の流れ

就労ビザの取得において雇用理由書は重要な役割を果たします。以下に、雇用理由書を用いた就労ビザの取得の一般的な流れを説明します。

雇用理由書の作成

雇用者は、なぜその職位に適した候補者が国内にいないか、なぜ外国人労働者を採用する必要があるのかを説明する雇用理由書を作成します。また、この文書には、候補者が持つ特定のスキル、経験、資格など、その職位に適していることを示す情報が含まれます。

ビザ申請の準備

ビザ申請者(雇用者または雇用される労働者)は、ビザ申請書を完成させ、必要な書類(雇用理由書、経歴書、学歴証明書など)を準備します。

ビザ申請の提出

完成したビザ申請書と必要書類を、通常はその国の大使館または領事館に提出します。

ビザ申請の審査

ビザ申請は、各国の移民局または外務省によって審査されます。雇用理由書はこの審査の一部となり、ビザが承認されるかどうかの重要な要素となります。

ビザの承認

ビザ申請が承認されると、申請者はビザを取得し、その国での就労を開始できます。

まとめ

雇用理由書は、ビザ審査官が申請者の就労ビザを承認するか否かを決定する際に重要な役割を果たします。書き方のコツをしっかりとおさえて、就労ビザ取得に繋げましょう。

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